ניהול נכון של פרויקטים בארגון

להכיר את הלקוח

תמיד מומלץ להכיר את הלקוח של הפרויקט מוקדם ככל האפשר. כשמדובר בתחום של ניהול פרויקטים, כדי לזכות בתחושה טובה לגבי הפרויקט, סביר להניח שתרצו לשאול את הלקוח כמה שאלות ראשוניות כדי להשיג בהירות ולמלא פערים. בנוסף, אתם רוצים לזכות באמונו המלא של הלקוח. לשם כך אתם צריכים לדעת בפירוט מה צפוי הפרויקט להיות ולהיות מוכנים לקבל מהלקוח פרטים נוספים. הישמעו אגרסיביים ואף מעבר לכך.

קבלו מידע ממי שסגר את העסקה

קבלו כמה שיותר מידע לגבי העסקה שנוגעת לפרויקט, אם לא אתם סגרתם עסקה זו. קבלו את תובנות הלקוח, וכל דוח שקשור ללוח הזמנים או למידע אחר שהלקוח נתן למישהו בארגון שלכם. אתם לא רוצים שהלקוח יחשוב שהתקשורת בארגון שלכם לקויה ואולי ניהול פרויקטים הוא לא הצד החזק של הארגון. לכן, אם הלקוח כבר נתן מידע כלשהו למישהו בארגון שלכם, ולא חשוב מיהו, אתרו מידע זה. הרי אינכם רוצים לחזור ללקוח ולבקש מידע שהארגון שלכם כבר קיבל…

צרפו לצוות הפרויקט אנליסט עסקי (Business Analyst) במהירות האפשרית

מומחה זה חיוני מאוד לפרויקט שלכם. הוא יכול להקל מאוד על עבודתכם כמנהלי הפרויקט בתחילת הדרך כי כבר מההתחלה מוטלת עליכם עבודה רבה מאוד. אנליסט עסקי בצוות הפרויקט יעזור לכם לשתף את הלקוח בתכנון המוקדם, לשאול אותו מספר שאלות מפתח או אפילו לסייע בבעיטת הפתיחה שתחל את פעילות הפרויקט. אם על מנת לצרף איש מקצוע זה מוקדם ככל האפשר יש צורך לערב את ההנהלה הבכירה, עשו זאת.

התחילו עם מה שנמצא מתחת לידיכם וצרו טיוטת לוח זמנים

כמו בכל ניהול פרויקטים אחר, יש לשער שמנהל החשבונות כבר הכין טיוטה של לוח הזמנים לפרויקט, כדי להראות להנהלה את המשאבים והצרכים שנדרשים לביצוע הפרויקט. אתם צריכים קודם כל להשיג עותק של מסמך זה ולאחר מכן להפוך אותו ללוח הזמנים שלכם.

שננו את ראשי הפרקים של הפרויקט

קראו שוב ושוב את טיוטת לוח הזמנים של הפרויקט, עד שתבינו את הדברים לעומקם. זכרו את המסמך ואם יש בו דברים לא הגיוניים, אל תהססו לשאול שאלות. השתמשו במסמך זה כבסיס לדיונים שייערכו במהלך ביצוע הפרויקט.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *